Una Carta formal es un tipo de comunicación que se utiliza para dirigirse a una Persona importante, con una función oficial a un alcalde de pueblo, figura política; o empresarial, al gerente, director o presidente de una empresa, etc.
¿Qué es una carta formal?
Una carta formal es un tipo de carta escrita con fines oficiales y que sigue las convenciones y el formato prescritos. Una persona que escribe una carta formal debe escribir la carta de acuerdo con las reglas prescritas. Las reglas se relacionan con el tono, el lenguaje y la estructura de la carta.
Las cartas formales pueden ser:
- Cartas formales para maestros.
- Cartas formales para figuras políticas.
- Cartas formales para empresarios, etc.
Características
Las características de una carta formal se refieren a la forma de lenguaje utilizada para escribir cartas formales. También se relacionan con el formato o la estructura de la carta. El lenguaje y la estructura de la carta formal la diferencian de otros tipos de escritura de cartas. Cuando se requiera o utilice una carta formal, se deben observar las reglas con respecto al lenguaje y la estructura.
Lenguaje
Una carta formal debe estar escrita de la manera adecuada. El lenguaje utilizado debe ser formal y profesional, cortés y decente. Nuevamente, la carta debe ser simple, precisa y concisa. La jerga, las palabras ambiguas y vagas no se utilizan al escribir cartas formales.
Al escribir una carta formal, no se deben usar contracciones. Las contracciones son palabras creadas al omitir o combinar dos o más palabras o sonidos.
Formato o diseño
La disposición o formato es una característica fundamental de la carta formal. La carta debe estar debidamente estructurada. Por lo tanto, las diferentes partes de la carta deben estar presentes y, lo que es más importante, deben asignarse a sus posiciones correctas.
Las diferentes partes de una carta formal son las direcciones y la fecha, el saludo, el asunto, el cuerpo de la carta, el cierre complementario y la firma.
Direcciones
En una carta formal se encuentran dos direcciones: las direcciones del remitente y del destinatario.
- La dirección del remitente se coloca en la esquina superior derecha de la página. Este es el lugar donde se puede encontrar o comunicarse con el remitente. Podría ser la dirección de residencia, calle, negocio o postal del remitente.
- La dirección del destinatario va escrita en el lado izquierdo de la carta debajo de la dirección del remitente. La dirección podría ser la dirección residencial o comercial del destinatario. Sin embargo, cuando se dirige a una persona en su capacidad oficial, la dirección debe ser la dirección de su organización o empresa.
Fecha
La fecha viene inmediatamente debajo de la dirección del remitente. La fecha, al igual que la dirección del remitente, se coloca en la esquina superior derecha de la carta. El mes debe escribirse como una palabra y no como un número.
Saludo
Una carta formal comienza con un saludo que se coloca debajo de la dirección del destinatario y antes del asunto de la carta. El remitente puede saludar al destinatario comenzando con ‘Estimado’ seguido del título y el nombre del destinatario. Este podría ser el apellido o el nombre del destinatario. Por ejemplo: ‘ Estimada Sra. Edith ‘ o ‘ Estimado Sr. Edwards’.
Cuando el remitente no conozca el nombre del destinatario, debe utilizar ‘ Estimado señor/señora’.
Asunto
El asunto denota el motivo de la carta. Indica el propósito principal para el cual se escribió la carta. Por ejemplo, si la carta está escrita para obtener información sobre algo, el asunto de la carta puede leer:
Carta de consulta
El remitente debe asegurarse de que el asunto indique de manera clara y concisa el motivo de la carta.
Cuerpo de la carta
El cuerpo de la carta es posiblemente la parte más vital de una carta formal. Captura la esencia de la carta y el mensaje que el remitente desea transmitir al receptor. Por motivos de comodidad, brevedad y claridad, el cuerpo de la carta suele dividirse en párrafos.
- El primer párrafo se utiliza básicamente para la introducción.
- Los párrafos siguientes se utilizan para dar información más relevante y explicar el motivo de la carta.
- El último párrafo se utiliza para resumir los puntos planteados en los párrafos anteriores y para hacer una solicitud o recomendar un curso de acción.
Párrafo de Cortesía/Cierre
Es la parte de una carta formal donde el remitente reafirma los puntos planteados en los párrafos anteriores, expresa agradecimiento al receptor por la consideración anticipada de la solicitud o queja, o expresa su disponibilidad para una entrevista. Después de eso, el remitente cerraría la carta.
Firma
La última parte de la carta es donde el remitente cierra la carta indicando su nombre y también agregando su firma. Las frases ‘ Atentamente ‘ o ‘ Cordialmente’ se escriben sobre el nombre y la firma del remitente. Cuando se ha usado el nombre del receptor en el saludo, la frase correcta es ‘Atentamente’. En los casos en que se utilizó ‘ Señor/Señora ‘, se utiliza ‘ Cordialmente’.
La firma del remitente se coloca inmediatamente debajo de las frases de firma. El nombre del remitente se coloca inmediatamente debajo de la firma.
Estructura de una carta formal
De acuerdo al formato que se utilice, éste debe contener los datos indispensables en la carta formal:
- Datos del remitente (a la izquierda): apellido, nombre, dirección, código postal y ciudad (correo electrónico opcional). No escribir señor o señora.
- Datos de contacto del destinatario (a la derecha): civilidad (Señor, Señora), nombre, título/función (el alcalde, el director, etc.), dirección, código postal y ciudad.
- Lugar y fecha (derecha): el lugar donde escribes la carta (y no de residencia, aunque muchas veces es lo mismo) y la fecha en el formato «29 de agosto de 2021» y no 29/08/2021.
- Asunto (izquierda): el propósito (= asunto) del correo. No hay sujeto.
- Forma de apelación (a la izquierda): título, título/función del destinatario.
- Introducción: anuncio por qué se escribe la carta.
- Cuerpo de la carta: desarrollo y conclusión.
- Fórmula cortés: agradecer y despedirse del destinatario.
- Firma (derecha): el nombre de la persona que escribe la carta (el mismo nombre que aparece en la información de contacto del remitente).
Se pueden adjuntar a la carta todos los documentos adicionales, fotos y videos. En este caso, su presencia debe anotarse en el texto principal. También está permitido indicar en el «cuerpo» de la carta enlaces a leyes, reglamentos, actos jurídicos que están directamente relacionados con el mensaje.
Abreviaturas que se usan en una carta formal
Las siguientes abreviaturas se usan comúnmente en cartas formales.
- asap = tan pronto como sea posible.
- cc = copia al carbón.
- enc = adjunto.
- pp = per procurationem (Esta frase en latín significa que está firmando la carta en nombre de otra persona).
- ps = postscript (Esta abreviatura se usa para introducir ideas posteriores que se agregan después la firma.).
- pto = por favor voltee (Esta abreviatura se usa para dejar en claro que la carta continúa en el otro lado de la página.).
- RSVP = por favor responda.
¿Qué es el membrete en una carta formal?
En cuanto a los detalles de información en los membretes de una carta formal, se realiza una descripción más extensa de esta parte del documento, llamada “formulario”. En particular, los formularios siempre deben incluir:
- Nombre de la organización de envío (completo y abreviado).
- Número de documento (si corresponde).
- Dirección (legal y postal).
- Número de teléfono de contacto, número de fax e índice.
- En los membretes de las instituciones estatales debe haber un escudo de armas del estado, en los membretes de las empresas comerciales, un logotipo o emblema.
- El número del mensaje saliente y la fecha de su compilación.
- Si la organización tiene un sitio web, también debe indicarse en los detalles, así como la dirección de correo electrónico.
Motivos para escribir cartas formales
Las cartas formales pueden ser muy diferentes en cuanto a los motivos para redactarlas:
- garantía;
- consultivo;
- acompañamiento;
- confirmación;
- recuperación;
- instructivo;
- notificación;
- invitaciones, etc.
Es decir, de hecho, pueden redactarse por una variedad de razones y circunstancias. La condición principal es el cumplimiento de ciertos criterios.
¿Cómo se distingue una carta formal de una informal?
- Se utiliza un lenguaje formal en la carta formal, mientras que en la carta informal, se usa un lenguaje casual y amigable.
- La carta formal tiene un formato o estructura a respetar; la carta informal no tiene ningún formato especial.
- La carta formal siempre se escribe a profesionales de negocios, organizaciones, empleadores, etc., pero una carta informal se escribe a personas familiares y amigos.
- Una carta formal se escribe en voz pasiva, mientras que usamos la voz activa al escribir una carta informal.
- En la carta formal se utilizan oraciones complejas y largas, pero cortas y simples en la carta informal.
- El principal Objetivo de escribir una carta formal es tener una comunicación profesional, mientras que en una carta informal la comunicación es personal.
- Se debe evitar los errores gramaticales o de ortografía en una carta formal, esto no es tan importante en una carta informal.
- En una carta formal se debe ser cortés, pero cuando escribe una carta informal, no es necesario usar palabras educadas.
- La carta formal debe ser breve y concisa, en la carta informal se puede ser más explícito.
- Las cartas formales se escriben principalmente en tercera persona, mientras que las cartas informales se pueden escribir en primera, segunda y tercera persona.
Lo que no se debe hacer en una carta formal
Los requisitos para las cartas oficiales son bastante serios y definidos.
- Es inaceptable enviar una carta formal por correo electrónico.
- El uso de términos altamente especializados.
- Un gran número de discursos complejos.
- Giros adverbiales y participiales.
- Palabras groseras o blasfemias.
- También se deben evitar las oraciones ornamentadas o vagas.
- El tono del mensaje debe ser moderado.
- No se acepta escribir el texto en mayúsculas excepto en lo que es necesario.
- se excluye cualquier arrogancia o familiaridad.
